Personligt brev – kundtjänst och kundservice: En möjlighet att använda din kommunikationsförmåga och serviceinriktade inställning för att ge besökare ett gott första intryck och en positiv upplevelse. I denna artikel kommer vi att titta närmare på hur du kan skapa ett imponerande personligt brev för arbete inom kundtjänst.
Personligt brev som fångar in och driver mot nästa steg
Personligt brev – kundtjänst, är din framsida och första kontaktpunkt med arbetsgivaren. Även om det obligatoriska CV:t ger underlag så är det främst i ett personligt brev du verkligen kan framhäva din kompetens, erfarenhet och passion för att hjälpa människor. Ett välstrukturerat och skickligt skrivet brev kan hjälpa dig att sticka ut bland andra sökande och öka dina chanser att bli kallad till en anställningsintervju.
Ett bra personligt brev för kundtjänst bör innehålla en inledning som fångar läsarens uppmärksamhet, en huvuddel som övertygar arbetsgivaren om din lämplighet som kundtjänstmedarbetare och en avslutning som driver mot nästa steg i rekryteringsprocessen. Och håll innehållet fokuserat – det är viktigare att det är lättläst och lockande än uttömmande.
Brevet behöver också vara unikt och väl anpassat till varje specifik arbetsplats genom att du lyfter fram det av dig som betonar de färdigheter och erfarenheter som är mest relevanta för den aktuella tjänsten. Och i en ton som stämmer med arbetsplatsen – den hittar du i jobbannonsen, på arbetsgivarens webbplats och eventuellt i dess kanaler på sociala medier.
Inledningen som fångar läsarens uppmärksamhet
I inledningen av ditt personliga brev är det viktigt att direkt fånga läsarens intresse. Arbetsgivare får ofta många ansökningar så du behöver ge dem en god anledning att fortsätta läsa just din ansökan från början till slut. I inledningen kan exempelvis använda ett slående citat, någon intressant fakta eller en personlig anekdot för att göra din inledning mer engagerande.
Exempel på en engagerande inledning:
“Kraften i att minnesvärda kundupplevelser har fascinerat mig ända sedan jag arbetade i min första kundtjänstroll för flera år sedan. Idag söker jag med spänning möjligheten att gå med i ert team på [Företagsnamn], där jag kan använda min passion till att hjälpa människor och min starka problemlösningsförmåga för att överträffa era kunders förväntningar.”
Huvuddelen som övertygar om lämplighet inom kundtjänst
I huvuddelen av ditt personliga brev ska du framhäva de av dina färdigheter, erfarenheter och prestationer som är relevanta för kundtjänstrollen. Försök dock inte att få med allt. Istället så väljer du ut ett par aptitretande smakprov och låter läsaren sen fördjupa sig i ditt CV. Det du tar upp ska tydligt relatera till den position du söker – det gäller att hålla innehållet skarpt och tydligt fokuserat på arbetsgivarens behov.
Det är också viktigt att visa hur du kan bidra till företagets framgångar genom att betona din förmåga att hantera olika kundinteraktioner, lösa problem och behålla en positiv attityd även i pressade situationer. Får det plats så använd gärna något konkret exempel för att underbygga dina påståenden och ge arbetsgivaren en känsla av hur du kan göra skillnad i dess organisation.
Exempel på en övertygande huvuddel:
“Under min tid som kundtjänstrepresentant på [Företagsnamn] var jag ansvarig för att hantera mängder med samtal och mejl från kunder som hade allsköns frågor och bekymmer. Genom mina kommunikationsfärdigheter och min förmåga att lyssna aktivt kunde jag snabbt förstå kundernas behov och ge dem lösningar som överträffade deras förväntningar. Dessutom implementerade jag ett system för att effektivt spåra och lösa vanliga problem vilket ledde till att klagomålen från kunderna minskade med 20 procent.”
Avslutningen som driver mot nästa steg
Avslutningen av ditt personliga brev är en möjlighet att visa entusiasm för rollen och företaget samt att ta upp nästa steg i rekryteringsprocessen. Uttryck din önskan att bli kallad till en intervju och ange att du är tillgänglig för att diskutera dina färdigheter och hur du kan bidra till organisationens framgång.
Exempel på en stark avslutning:
“Jag är klart intresserad av att bli en del av [Företagsnamn] och bidra till ert team av hängivna medarbetare inom kundtjänst. När vi ses så går jag gärna närmare igenom hur mina erfarenheter kan hjälpa er att leverera enastående kundservice. Ser fram emot att höra från er snart.”
Layout i personligt brev för arbete vid kundtjänst
Layouten i personligt brev är viktig för att göra det lättläst och professionellt. Här är några tips för en bra layout:
- Håll dig till högst en A4-sida.
- Använd en professionell och lättläst typsnitt, till exempel Calibri Light, Arial eller Times New Roman.
- Justera texten till vänster och använd en standardstorlek, som 11 eller 12 punkter.
- Du kan använda rubriker för att dela upp texten i olika avsnitt.
- Använd mellanrum mellan avsnitten för att göra brevet lättläst och överskådligt.
- Ta det varsamt med formatering och dekorationer som kan distrahera från brevets innehåll.
Färdigt personligt brev för kundtjänstmedarbetare?
Att skapa ett personligt brev från grunden kan vara utmanande, särskilt om du saknar erfarenhet av att skriva sådana brev. För att underlätta processen kan du använda exempel och mallar som riktmärken för att skapa ditt eget personliga brev för kundtjänst. Här är några länkar som kan vara till hjälp:
Använd gärna dessa exempel och mallar som utgångspunkt som du sen kan anpassa och skräddarsy till ett unikt och personligt brev som både passar dina egna erfarenheter och kvalifikationer OCH arbetsgivarens behov och önskemål.
Sammanfattning
Att skapa ett effektivt personligt brev för arbete inom kundtjänst är en viktig del av din jobbansökan. Genom att använda en engagerande inledning, en övertygande huvuddel och en avslutning som driver mot nästa steg kan du göra ett starkt intryck på arbetsgivaren.
Tänk också på att låta layouten göra ditt personliga brev överskådligt och professionellt. Genom att använda exempel och mallar kan du få inspiration och vägledning för att skapa ditt eget personliga brev för kundtjänst.
