Poängen med att skriva personligt brev är att ge din jobbansökan ett ansikte och förmedla ett gott första intryck. Ursprungligen var brevet blott ett enkelt försättsblad (precis som engelskans ”cover letter” säger) till övriga jobbansökningar. När man sökte jobb via brev hade man detta försättsblad överst i en liten bunt bestående av meritförteckning och kopior på intyg och betyg. Men även om pappersansökningar numera hör till historien så hör detta att skriva personligt brev till samtiden och framtiden.
Hur skriver man personligt brev?
Hur skriver man personligt brev då? Det finns inte något enskilt sätt som är rätt för att alla slags ansökningar. Detta av två goda anledningar:
A. Mottagaren är unik: Varje arbetsgivarens organisation har unika drag, som du vinner på att fånga upp och bygga på när du ska skriva personligt brev . Detta för att visa att du fattat tycke för just denna arbetsgivare och bespetsat dig på ett specifikt jobb. Det visar inte minst din motivation.
B. Avsändaren är unik: Avsändaren (du själv) är en unik person. Vill du sticka ut ur konkurrensen så kan du trycka på dina unika fördelar utan att för den delen behöva vara bättre än konkurrenterna.
Sammantaget talar detta för att du i de flesta fall bör sträva efter att utforma unika personliga brev, som visar en individ med unika fördelar som riktar in sig mot en unik arbetsgivare och dennes specifika behov. Istället för att ge bilden av en generell jobbsökare som söker ett jobb rent allmänt, exempelvis hos den arbetsgivare som råkade få ansökan…
Alltså, tre viktiga delar:
- Vem är mottagaren?
- Vad ska ett personligt brev innehålla?
- Hur ska ett personligt brev skrivas – takt och ton?
Alla delarna går vi igenom här närmast. Och när du läser dem så ta dem inte som strama direktiv utan som ledtrådar och uppslag. Det här att ta fasta på din och arbetsgivarens unika sidor innebär nämligen att du kan behöva anpassa råden för att passa dessa sidor.
Vad skriver man i ett personligt brev?
Så vad skriver man i ett personligt brev? Där kan vi börja med det du inte ska skriva: Sådant som redan står i den eller de övriga ansökningshandlingar som du skickar med. Det du skrivit i ett bifogat CV ska du inte ha med i ditt personliga brev, annat än för att lyfta fram några specifika fördelar.
Överst i brevet har du med ditt namn och dina kontaktuppgifter jämte mottagarens namn (organisationsnamn och eventuell avdelning). Därefter en rubrik som kort och gott säger vilket jobb du söker (inkl. eventuellt referensnummer).
Därefter blir det mer fritt. Och därmed knepigare, eftersom desto mer av innehåll, disposition och ton också bör relatera till avsändaren och mottagaren. Följande disposition bör dock fungera för de flesta ansökningar, så den biten behöver du inte fundera fullt så mycket över:
- Inledande stycke, med en trevlig och intresseväckande öppningsfras, som med några få ord talar om varför du sökt jobbet.
- Andra stycket pekar på ett fåtal noga utvalda meriter som visar din lämplighet för jobbet. Men kom ihåg att blott upprepa det som står i CV:t – ta bara upp det ytterst relevanta OCH tala om hur det relaterar till specifika arbetsgivaren och tjänsten.
- Tredje stycket lyfter ytterligare en eller två meriter som pekar ut ett par av dina bästa personliga egenskaper (inte kompetenser). Och självklart då sådana som relaterar till… Just det!
- Fjärde stycket avslutar ditt personliga brev. Någon trevlig avslutningsfras som gärna kort påminner om dina främsta förtjänster och fördelar. Avslutningen bör också, med viss fingertoppskänsla, mana läsaren till att agera – dvs. kalla dig till intervju (mer om detta lite längre ned).
Se närmast ett exempel på hur det hela se ut i personligt brev riktat till yrket som lokförare.
VAD ska man skriva i ett personligt brev för lokförarjobb?
Fortfarande finns mer än ett sätt, men tillämpar du dispositionen på lokförarjobb så skulle det (i kortform) kunna se ut så här:
Stycke 1
”Vaken och ansvarstagande lokförare till er tjänst!”
Stycke 2:
”Med erfarenhet av dieselloken hos [någon tidigare arbetsgivare] ser jag mig med trygg hand kunna göra ett gott bangårdsarbete, utöver att den gängse godstrafiken.”
Stycke 3:
”Jag får ofta beröm för mitt goda omdöme – något som bland annat visade sig under ett omfattande signalfel när jag körde åt [någon arbetsgivare] då vi behövde återgå till mer manuell dirigering och rangering.”
Stycke 4:
”Så långt om mig och mina bedrifter. Finns mer att berätta – ser fram emot att göra det under ett möte här närmast och då också få veta mer om vad ni tänker er.”
HUR man skriver ett personligt brev?
Vad man skriver i personligt brev är viktigast. Men även HUR man skriver ett personligt brev spelar stor stor roll för att kunna tilltala en arbetsgivare. För allt är inte en fråga om kalla fakta och förtjänster.
Dina meriter och färdigheter gör dig visserligen unik och konkurrenskraftig. Samtidigt vinner du på att inge känslan av att passa in på nyarbetsplatsen, genom en framtoning som påminner lite om mottagarens. För ju mer du verka likna mottagaren, desto mer kan hen relatera till dig och känna sig trygg i att du passar in.
Troligtvis är det samma person eller personer som både skrivit jobbannonsen och som läser din ansökan. Så om du läser annonsen med omsorg så bör du få en uppfattning om takten och tonen i den. Och detta vinner du på att använda även i ditt personliga brev. Kan handla om meningsbyggnaden och några enstaka ord och uttryck. Men sen ska du inte gå till överdrift – du får knappast jobbet genom din förträffliga förmåga att härma andra…
Skriv ett personligt brev som leder till handling
Hela poängen med att skriva ett personligt brev är att det (tillsammans övriga ansökningshandlingar och allt ditt förarbete) ska leda till intervju, som i sin tur ska leda till anställning. Därför behöver du vara mån om att allt du har med i ditt brev leder läsaren fram till den punkt där hen ska kalla dig.
Självklart vet arbetsgivaren eller rekryteraren vilket nästa steg väntas vara, men du kan signalera målmedvetenhet genom att också skriva om vad du ser som nästa steg. En viktig skillnad mellan att blott skriva ett personligt brev och att skriva ett bra personligt brev ligger just i att förmedla målmedvetenhet utan att direkt prata om den. Ungefär som skillnaden mellan att tala om hur bra man är, eller att visa det.
