Personligt brev – receptionist

Personligt brev – receptionist? Börja här! Ett välformulerat brev lyfter fram precis rätt höjdpunkter av din kompetens, din entusiasm för rollen och din förmåga att effektivt kommunicera. I den här artikeln får du råd för ett imponerande personligt brev som fångar intresse, övertygar arbetsgivaren och leder läsaren till slutsatsen att du är värd att träffa över en anställningsintervju.

Receptionist – personligt brev som intresse, övertygar och manar

Ett personligt brev är din möjlighet att presentera dig själv på ett personligt sätt och göra att din profil skiljer sig från andra sökande. Du ska inte lista dina färdigheter och erfarenheter (det gör du istället i ditt bifogade CV) men däremot visa hur ett litet urval av dem pekar på vilken kompetens du har för jobbet du söker. Dessutom ska din personlighet fram mellan för att visa hur du passar in i företagets kultur.

Visa ditt intresse hellre än att skriva om det. Medan CV kan återanvändas i ungefär samma form oavsett vilket jobb du söker så bör ett personligt brev skräddarsys till specifika tjänsten och arbetsplatsen du söker dig till. Visst tar denna extra insats mer tid men den ”avslöjar” också ditt intresse och engagemang.

Läs också: CV-exempel – receptionist

Fyra hörnstenar: Struktur, innehåll, ton och layout

För att skriva ett framgångsrikt personligt brev för receptionist så bör bygga på fyra centrala hörnstenar:

• Struktur
• Innehåll
• Ton
• Layout

Dessa element samverkar för att skapa ett brev som är både professionellt och engagerande. Närmast så går vi djupare in på dessa hörnstenar.

Struktur i personligt brev leder läsaren framåt

Den övergripande strukturen i ditt personliga brev bör vara enkel och tydlig. Börja med din kontaktinformation och datum, följt av arbetsgivarens kontaktinformation. Därefter kan du dela upp brevet i tre huvuddelar:

• Inledning
• Huvuddel
• Avslutning

Försök inte få med allt i personligt brev – receptionist. Dina meriter framgår ju i ditt bifogade CV. Nej, brevet använder du för att lyfta upp det allra bästa av dig, som matchar jobbet och arbetsplatsen som du söker dig till.

Inledning i personligt brev väcker nyfikenhet

Börja med en stark och intresseväckande inledning som fångar läsarens uppmärksamhet. Förklara varför du är intresserad av receptionistrollen och företaget. Här är det viktigt att anpassa din inledning till företagets värderingar och behov. Inledning ska också vara kort – 2‑3 rader bör räcka.

Som receptionist så fungerar du som ansiktet utåt – du besökarens första mänskliga kontakt och ger därmed det där första viktiga intrycket verksamheten som du arbetar för. Pröva därför att inleda ditt brev på ett sätt som ger läsaren en positiv känsla av hur det skulle kunna vara att möta dig i receptionen. Möta med värme, respekt, lyhördhet, glädje? Du bestämmer, men var särskilt uppmärksam på vad som efterfrågas.

Läs mer: Inledning i personligt brev

Huvuddel övertygar om din lämplighet

I den här delen bör du framhäva dina kompetenser, erfarenheter och prestationer som är relevanta för receptionistrollen. Berätta om tidigare erfarenheter av liknande arbete, dina färdigheter inom kundservice, administration och kommunikation. Använd konkreta exempel för att visa hur du har bidragit till tidigare arbetsplatser.

Huvuddelen kan bestå av ett eller två stycken. Och försök alltså inte få med allt. Försök hålla dig till högst tre exempel på tidigare erfarenheter där så många som möjligt dina positiva kompetenser och egenskaper kommer fram. Lyfter du fram fler exempel så blir det lätt rörigt.

När du lyfter fram dina starka sidor så gör det gärna genom andras ord, exempelvis utifrån beröm du fått av kollegor, chefer eller kunder. Alltså, istället för ”jag ger kunderna trevligt bemötande” så ”jag får ofta höra att hur trevligt jag bemöter kunderna”.

Avslutning driver mot nästa steg

I avslutningen ska du visa att du vill träffas för att diskutera din ansökan ytterligare, under en intervju. Det betyder inte att du kan kommendera arbetsgivaren att träffa dig. Här gäller alltså mild men ändå tydlig signal om att du är inställd på att komma vidare i processen och ser intervjun som ett sätt för båda parter att bättre se hur du kan vara till nytta.

Precis som i inledningen så kan du hålla receptionen i åtanke: Den besökare som precis ska gå – hur får du den att lämna med en positiv bild och viljan att återvända? Här kommer vi in lite på tonen.

Läs mer: Avslutning i personligt brev

Ton i personligt brev

Tonfallet i ditt brev bör vara professionellt, positivt och anpassat till företagets kultur. Undvik att vara alltför formell eller för informell. Använd en konfidentiell ton som visar din självförtroende och din förmåga att hantera olika situationer som kan uppstå som receptionist.

Layout i personligt brev

Syftet med layouten är att brevet ska vara lätt att ta till sig, inte att distrahera från det viktiga innehållet. Därför är en tydlig och välförståelig layout avgörande för att göra brevet lättläst.

Använd en lättläst typsnitt som exempelvis Arial, Times Roman eller Avenir Light. Se till att stycken är välavgränsade. Du kan även använda någon punktlista för att framhäva dina viktigaste punkter. Undvik att överdriva med olika färger och format.

Läs mer om mallar för personliga brev eller CV-mallar

Sammanfattning

Att skriva ett effektivt personligt brev för en receptionistposition kräver omsorgsfull planering och anpassning. Genom att skapa en övertygande struktur, anpassad ton och en välorganiserad layout kan du maximera dina chanser att få fram det unika hos dig och därmed skilja dig från andra sökande – i förlängningen att fånga arbetsgivarens uppmärksamhet, väcka intresse och mana fram viljan att träffa dig.