Spontanansökan kan vara din väg in på arbetsmarknaden – men hur spontantansöker du på bra sätt? För att lyckas med en spontanansökan krävs närmast motsatsen till spontanitet, dvs. en genomtänkt strategi och solida metoder. Och här får dessa!
Vad är spontanansökan?
Spontanansökan – eller spontan jobbansökan, är en ansökan där du erbjuder din arbetskraft utan att det finns någon utlyst tjänst. Då presenterar du då dig själv och dina förutsättningar mer allmänt hur du kan bidra till verksamheten.
Så det är bara att slänga ihop en enkel ansökan och knäppa iväg den på vinst och förlust? Javisst! Men vill du öka dina chanser att den leder till jobb så finns det dock mer du kan göra. Exempelvis hanteras spontanansökningar oftast annorlunda än ordinarie jobbansökningar. De riskerar därför att förbli olästa, hamna i ett arkiv eller ignoreras om de inte fångar arbetsgivarens intresse direkt. Därför är det avgörande att veta hur du skriver en ansökan som sticker ut och hur du hanterar processen från början till slut. Tajmingen är också avgörande.
Innan du skriver spontanansökan
Innan du skickar iväg din spontanansökan så bör du ha en strategi. Många arbetsgivare ser gärna att intresserade kandidater hör av sig men bara om ansökan är relevant och välskriven. En spontanansökan som inte uppfyller dessa minikrav kan du lika gärna själv slänga i soptunnan.
Förstå arbetsgivarens perspektiv
Spontanansökningar kan vara en gåva eller en belastning för arbetsgivaren. Om en verksamhet är i rekryteringsfas kan din ansökan vara perfekt tajmad. Men om de inte aktivt letar efter personal kan den lika gärna hamna i en “sparad för senare”-hög. Saknar verksamheten dessutom kapacitet för att hantera spontanansökningar så hamnar den inte ens i en sån hög utan snarare kan irritera innan det slängs oläst.
Exempel: Anna
Ta Anna som exempel. Hon är nyutexaminerad och drömmer om att arbeta som marknadskoordinator. Genom sitt kontaktnät har hon fått höra att en medarbetare ska gå i pension på precis den arbetsplats Anna skulle vilja arbeta. Hon skickar in en spontanansökan där hon även nämner att hon hört ett rykte om en framtida öppning. Tajmingen är här perfekt – verksamhetens marknadsavdelning har just börjat fila på kravspecifikation och jobbannons. Resultatet? Anna blir inbjuden till ett möte. Det leder till vidare till anställning.
Exempel: Erik
Jämför detta med Erik – en erfaren programmerare som på vinst och förlust skickar en spontanansökan till ett mindre teknikföretag. Företaget har inga akuta behov men hans profil verkar intressant. Hans ansökan arkiveras och sex månader senare, när de plötsligt behöver förstärka sitt team, kontaktar de honom.
Exempel: Lisa
Linda arbetar inom kundservice och vill jobb vid en viss bank. Utan att läsa på om banken eller dess rekryteringsprocesser så skickar hon in en rätt allmänt hållen spontanansökan. Eftersom banken har en strikt och centraliserad rekrytering hamnar hennes ansökan i en databas utan att någon ens läser den – den fångas inte upp i något/någons filter över intressanta kandidater. Hade hon först undersökt företagets behov och kanske tagit en första kontakt så hade hon kunnat anpassa och tajma sin ansökan och därmed ökat sina chanser att få den läst och gillad.
Välj rätt verksamhet
Alla arbetsgivare hanterar inte spontanansökningar på samma sätt. Mindre och medelstora organisationer utan omfattande HR-strukturer kan vara mer flexibla och öppna för spontanansökningar medan större verksamheter ofta har mer formaliserade rekryteringsprocesser där spontanansökningar sällan prioriteras.
För att öka chansen att din ansökan faktiskt blir läst så undersök hur verksamheten brukar hantera rekrytering. Att de har en särskild sida för att skicka in spontansansökningar säger inget om hur dessa hanteras därefter. Har verksamheten tidigare anställt via spontanansökningar? Finns det en tydlig kontaktperson för jobbförfrågningar? Genom att förstå deras interna processer kan du tajma och anpassa din ansökan bättre.
Skapa kontakt innan du skickar
Eftersom en spontanansökan innebär att du tar oombedd tar kontakt så krävs finkänslighet och förberedelse för att positiv respons. En genomtänkt strategi gör att du slipper framstå som påträngande eller irrelevant.
Om du redan har en kontakt inom organisationen ökar chansen att din ansökan läses. Ett kort mejl, ett telefonsamtal eller en kontakt via LinkedIn kan göra stor skillnad men bara om det sker på rätt sätt. Presentera dig kort och tydligt, och **visa** att du har **förståelse** för **verksamhetens behov** innan du ställer frågor eller skickar in din ansökan.
Några tips innan du tar kontakt:
- Innan du hör av dig så ta reda på om verksamheten har kapacitet och rutiner för att hantera spontanansökningar.
- Identifiera rätt person att kontakta – helst en beslutsfattare än en allmän info-adress.
- Håll din inledande kontakt kort och respektfull och visa (utan att pladdra) att du är påläst.
- Blir du avvisad så det finns en bättre kanal eller kontakt? Var dock inte så påstridig att du blir ihågkommen just för påstridigheten.
- Ingen positiv kontakt alls? Behöver inte alls bero på dig. Exempelvis kan tajmingen ha varit sämsta tänkbara. Ta ändå tillfället att reflektera över din insats – kan du vässa ditt kontaktskapande på något sätt?
Så skriver du spontanansökan
En spontanansökan ska inte bara vara en kopia av en vanlig jobbansökan. Den behöver anpassas till den verksamhet du söker dig till och de förutsättningar som gäller där. Här är vad du bör tänka på.
Skriv en skarp inledning
Det första stycket måste visa vem du är och varför du kontaktar arbetsgivaren. Exempel:
“Jag har under en tid följt er verksamhet och ser att ni växer inom (relevant område). Jag arbetar med (din kompetens) och ser en spännande möjlighet att bidra till er fortsatta utveckling.”\
Exempel: Lager
Sara är utbildad truckförare och vill arbeta inom på ett lager som inte har annonserat några tjänster. Hon tar reda på vem som ansvarar för rekrytering, skickar en kort och skarp spontan jobbansökan och föreslår ett möte. Två veckor senare blir hon inbjuden till ett möte.
Exempel: Teknikföretag
Johan är ingenjör och vill jobba inom en mindre teknikverksamhet. Han undersöker företagets projekt och ser att de nyligen fått en större beställning. Han skickar en ansökan där han kopplar sin kompetens till deras aktuella behov, vilket leder till ett möte.
Exempel: Ideell organisation
Maja brinner för miljöfrågor och vill arbeta hos en ideell organisation. Hon går på ett av deras evenemang, pratar med anställda och följer upp med en spontan jobbansökan som tydligt visar hur hennes erfarenhet passar deras verksamhet. Två månader senare hör de av sig om en projektanställning.
Lyft fram din kompetens
Fokusera på vad du kan erbjuda snarare än vad du själv vill ha. Din ansökan ska visa hur du kan bidra till verksamheten utifrån deras behov, snarare än att bara lista dina egna meriter (även om du förstås också ska bifoga ditt CV).
Anpassa ditt budskap efter verksamheten du kontaktar. En spontanansökan till en kommunal förvaltning bör exempelvis lyfta hur du kan effektivisera och bidra till offentliga tjänster, medan en ansökan till en liten startup snarare kan fokusera på hur du kan hjälpa dem att växa och anpassa sig i en snabbt föränderlig marknad.
Exempel: Adam – myndighet
Adam är jurist och vill arbeta inom en statlig myndighet. Han ser att myndigheten nyligen har lanserat en ny avdelning inom hans specialistområde. Istället för att bara skicka en allmän ansökan skriver han ett mejl till enhetschefen där han tydligt kopplar sin erfarenhet till deras nya verksamhetsmål. Eftersom myndighetens rekryteringsarbete är strikt styrt av lagar och avtal så får han rådet att söka utannonserade jobb och får samtidigt veta att det faktiskt är lediga tjänster på gång, inom precis hans område. Även om han sen behöver följa ordinarie rekryteringsprocess så har han redan fördelen av att redan innan ha etablerat kontakt och visat framåtanda.
Exempel: Farida – storbolag
Farida har arbetat inom HR i fem år och är intresserad av att arbeta för ett större företag. Hon tar reda på att företaget nyligen expanderat internationellt och ser ett ökat behov av rekryteringsstrategier. Hon skriver en ansökan där hon lyfter sin erfarenhet av att arbeta med global HR och kopplar den till verksamhetens nya utmaningar. Efter några veckor får hon en inbjudan till en informell intervju.
Anpassa efter ATS
Många arbetsgivare använder rekryteringssystem (ATS) som automatiskt skannar ansökningar efter nyckelord. För att öka chansen att din ansökan blir uppmärksammad behöver du anpassa både ditt personliga brev och ditt CV efter systemens sätt att läsa och tolka text.
Så arbetar du med nyckelord
Var konkret och tydlig. Istället för att skriva “Jag har erfarenhet av projektledning” kan du skriva “Jag har lett tre större projekt inom IT-sektorn, där jag lyckats effektivisera processer och sänka kostnader med 20 procent”. Genom att ge konkreta exempel och mätbara resultat blir din ansökan mer övertygande. Fler råd:
- Läs arbetsgivarens webbplats, jobbannonser och beskrivningar för att identifiera vilka ord och begrepp de använder.
- Använd dessa nyckelord naturligt i din ansökan, särskilt i rubriker och kompetensbeskrivningar.
- Inkludera synonymer och branschspecifika termer för att öka träffsäkerheten.
- Strukturera ditt CV med tydliga sektioner, såsom “Erfarenhet”, “Kompetenser” och “Utbildning”, för att underlätta läsning för både ATS och rekryterare.
Exempel på optimering
Dåligt exempel: “Jag är duktig på att jobba med människor och har erfarenhet av **projektledning**.”
Bra exempel: “Jag har fem års erfarenhet av **projektledning** inom **IT-sektorn** och har lett **internationella team** i **agil utveckling**. Jag är **certifierad** inom **Scrum** och har erfarenhet av **förändringsledning**.”
Här har vi fetmarkerat nyckelorden för att du ska se dem extra tydligt. ATS behöver knappast fetmarkering för att hitta nyckelorden. Men fetmarkerandet kan dock hjälpa läsarens att snabbt få syn på det bästa du kan erbjuda. Bara försäkra dig om att texten fortsätter vara lättläst – fetmarkeringarna ska förtydliga utan att förvilla. Genom att strukturera och anpassa din spontanansökan efter ATS säkerställer du att den inte filtreras bort innan någon ens hunnit läsa den.
Jämför gärna med att skriva ordinarie jobbansökan.
Tajmingens betydelse
En vältajmad spontanansökan skickas när ett rekryteringsbehov har uppstått men innan en formell rekryteringsprocess har startat. Det är då arbetsgivaren har chansen att bespara sig både tid och pengar genom att slippa en utdragen rekryteringsprocess. Vid en sämre tajmad spontanansökan finns varken behov eller någon rekryteringsprocess igång. Dessa två scenarier påverkar också hur du bör följa upp, och kräver en anpassad strategi.
Om du misstänker att en verksamhet kan vara på väg att behöva anställa men ännu inte har annonserat någon tjänst, kan du följa upp din spontanansökan med en fråga om deras framtida behov. Om rekryteringsbehovet är akut men rekryteringsprocessen ännu inte startat, kan en snabb och tydlig uppföljning ge dig en fördel.
Däremot, om det inte verkar finnas något behov, är det ofta bättre att vänta och eventuellt försöka igen vid ett senare tillfälle. Ett bra sätt att avgöra detta är att hålla koll på verksamhetens nyheter, expansioner eller förändringar i personalstyrkan via exempelvis LinkedIn och pressmeddelanden.
Efter spontanansökan
Att skicka en spontanansökan är bara början. För att maximera dina chanser kan du behöva följa upp, och då på rätt sätt samt vara beredd på att processen skiljer sig från en vanlig rekrytering.
En väl genomförd uppföljning kan avgöra om din spontanansökan leder till en vidare dialog eller förblir oläst. Genom att förstå arbetsgivarens behov och tajma din kontakt rätt kan du göra din ansökan mer relevant – relevansen ligger mycket i just tajmingen. När du har fått respons och ett eventuellt möte så är nästa steg att navigera processen på ett sätt som gör att du inte bara blir positivt ihågkommen utan också seriöst övervägd för framtida möjligheter, även om de kan dröja ett tag efter första kontakten.
Hur du följer upp
Om du inte får svar inom två veckor kan ett kort mejl eller samtal vara på sin plats. Håll det kort, professionellt och trevligt. Undvik att verka påstridig – istället visa förståelse för att rekryteringsbeslut ofta tar tid. Ett exempel på uppföljningsmejl kan vara:
“Hej [Namn], jag skickade en spontanansökan till er för ett par veckor sedan och ville bara följa upp för att höra om det finns möjlighet att diskutera hur jag kan bidra till er verksamhet. Jag är fortfarande mycket intresserad och ser fram emot att höra era tankar. Vänliga hälsningar, [Ditt namn]”
Om du fortfarande inte får svar efter uppföljningen kan det vara läge att gå vidare, men kom ihåg att hålla dörren öppen för framtida möjligheter.
Exempel på uppföljningsscenarier
- Lina skickar en spontanansökan till en ideell organisation. Efter två veckor mejlar hon en kort påminnelse och får svaret att de just nu inte har några tjänster men att hennes profil sparas för framtida behov.
- Marcus söker till en liten startup. Efter att ha skickat sin spontanansökan följer han upp med ett telefonsamtal där han frågar om han kan få presentera sig under ett informellt möte. Företaget gillar hans initiativ och bjuder in honom till en lunch för att diskutera framtida samarbeten.
- Elin skickar en spontanansökan till en kommunal verksamhet. Eftersom hon vet att offentliga organisationer ofta har långa processer följer hon upp med ett mejl och ringer därefter upp personalchefen efter en månad. Hon får då veta att hennes profil har noterats och att de kan komma att kontakta henne vid nästa rekrytering.
Jämför med att följa upp ordinarie jobbansökan
Spontanansökan som ger önskad effekt
Om arbetsgivaren visar intresse så förvänta dig inte någon traditionell rekryteringsprocess. Spontanansökningar leder ofta till mer informella kontakter och kräver att du själv tar ansvar för att driva processen framåt. Oftast handlar fortsättningen om ett första sonderande möte fysiskt eller online.
Mötet med arbetsgivaren handlar om att lära känna dig, utforska möjliga samarbeten eller diskutera framtida behov. Eftersom den sällan har en färdig tjänst att erbjuda direkt så behöver du vara flexibel och lyhörd och själv försöka se hur du kan passa in och bidra. Mötet ge dig en tydligare bild av vilka färdigheter och förmågor som värderas högt. Se till att knyta din profil till dessa! Vänta dig dock inte att en spontanansökan direkt leder till anställning. Finns det ömsesidigt intresse så räkna snarare med att fortsätta dialogen. Lite tålamod behövs alltså – hetsar du på så kan lär arbetsgivaren dra sig undan.
Sammanfattning
En spontanansökan låter dig ta initiativ och komma före konkurrensen. Istället för att vänta på en jobbannons kan du proaktivt visa din kompetens och skapa möjligheter där de ännu inte formulerats.
En framgångsrik spontanansökan är närmast motsatsen till spontant infall och hafsig insats. Istället behöver du förstå verksamhetens behov, skriva med omsorg, tajma rätt och följa upp med fingertoppskänsla. Det är först då du kan stå först i kön när en arbetsgivare börjar ana ett rekryteringsbehov.
FAQ – vanliga frågor
Hur skriver jag en spontan jobbansökan som sticker ut?
Först och främst, visa att du förstår företaget och deras behov. Undvik generiska mallar utan var konkret med vad du kan tillföra. Inled starkt och avsluta med en tydlig uppmaning.
Hur länge ska jag vänta innan jag följer upp?
Två veckor är en bra tumregel. Ett kort och artigt mejl räcker. Kom ihåg att arbetsgivaren inte har satt av någon tid alls för rekryteringsarbete – vilken respons du än får så är den en gåva.
Kan en spontanansökan verkligen leda till jobb?
Ja! Många arbetsgivare anställer informellt. Följer du stegen i artikeln här så kan du definitivt lämna många (om än inte alla) konkurrenter bakom dig.
Vad gör jag om jag får avslag?
Be att få bli kvar i företagets kandidatbank och håll kontakten. Och glöm inte att bevaka jobb som verksamheten annonserar ut.
Hur viktig är LinkedIn för spontanansökningar hos olika arbetsgivare?
Mycket viktig. En stark profil gör att arbetsgivaren kan se din kompetens direkt.
