Jobbansökan | Mail

Jobbansökan via mail – lär dig veta när och hur du skickar sådan. Läs artikeln som ger dig för- och nackdelarna samt några enkla riktlinjer som kan du öka dina chanser att lyckas. I denna artikel går vi också igenom hur din jobbansökan via mail tas emot och hanteras. Dessutom får du tips kring att följa upp på proffsigt sätt.

Jobbansökan via mail eller inte?

Jobbansökan via mail fungerar bäst när arbetsgivaren angett att de föredrar denna metod eller när företaget saknar ett eget rekryteringssystem. Mindre företag kan ofta uppskatta mailansökningar då såna blir mer personliga och förebygger att ansökan inte försvinner i större system.

För stora företag kan jobbansökan via mail däremot ibland vara olämplig. Om annonsen inte anger mail eller om företaget har ett digitalt ansökningssystem så finns risk att jobbansökan via mail går förlorad. Att inte följa företagens önskemål här är detsamma som att skapa en risk för att jobbansökan inte kommer med i rekryteringsprocessen. Här är det alltså bättre att använda den kanal rekryteraren/arbetsgivaren. Ansökan måste trots allt fram till rätt person, i rätt tid. Du kan hitta fler exempel på CV som passar för både mailansökningar och andra typer av jobbansökningar.

Hur jobbansökan via mail behandlas hos mottagaren

• Mindre företag hanterar ofta mailansökningar manuellt.
• En tydlig ämnesrad och kort, engagerande inledning hjälper dig att sticka ut.
• Följ upp efter cirka två veckor för att visa engagemang och förnya intresset för din ansökan.

När en jobbansökan via mail kommer in till ett företag går den vanligtvis genom några tydliga steg innan den når rätt person. För mindre företag är processen ofta enkel och personlig. Rekryteraren eller HR-ansvarig granskar de inkomna ansökningarna manuellt och läser mailtexten, CV och personligt brev för att få en snabb bedömning av kandidatens kvalifikationer och lämplighet för rollen. I detta skede kan en välformulerad mailansökan göra ett starkt intryck, då rekryteraren direkt kan få en känsla för kandidatens motivation och personliga ton.

Att tänka på: Gäller ansökan en okvalificerad tjänst så lär den ge väldigt många ansökningar. Där krävs det mer av dig för din ansökan fortfarande ska höja sig av konkurrensen. För mer kvalificerade tjänster är det färre som söker – paradoxalt nog kan det därför bli lättare för en jobbansökan via mail att här klara en första grovgallring.

För större företag kan din ansökan först behöva hanteras av en rekryteringsassistent eller koordinator som samlar in alla ansökningar och organiserar dem enligt tjänstens krav och företagets rutiner. Om mail används som ansökningskanal kan rekryteraren ibland behöva sortera manuellt bland mailen – särskilt om det saknas ett automatiserat system. Den initiala läsningen kan påverka rekryterarens bedömning av din profil. Där hjälper en tydlig ämnesrad och en kort, engagerande inledning i mailtexten ansökan att sticka ut.

Automatiserade rekryteringssystem och deras inverkan

• Stora företag använder ATS för att sortera ansökningar.
• Ansökningar via onlineformulär integreras normalt med ATS.
• Dessa system kan ha svårare att tolka jobbansökan via mejl.
• Nyckelord i CV och PDF-format ökar din chans att bli uppmärksammad.
• Följ upp för att ge ett mer personligt intryck.

Automatiserade rekryteringssystem

eller ATS, har blivit en standardlösning för många företag – särskilt inom större organisationer med personalavdelningar som effektivt och storskaligt hanterar rekryteringsprocesser. Över 75 procent av rekryterarna ATS i sin process för att sortera och filtrera kandidater baserat på relevanta nyckelord och kvalifikationer. Systemet gör det enklare för rekryterare att hitta rätt kandidater och spara tid i urvalsprocessen, vilket har bidragit till ATS popularitet inom rekrytering.

För kandidater innebär detta att valet mellan att skicka ansökan via ett inmatningsformulär på nätet eller via mejl kan påverka hur ATS hanterar och tolkar deras ansökan. När du använder ett onlineformulär som är kopplat till ATS så bör du göra ditt bästa för att din jobbansökan ska registreras korrekt i systemet för att där kunna matchas enligt de specifika nyckelorden som söks för tjänsten. Formulär kan även vara utformade för att fånga detaljer kring dina kvalifikationer och kompetenser. Beskriver du dem väl så ökar alltså chanserna att ATS korrekt identifierar din profil som relevant.

Mailansökan kräver manuell hantering och riskerar misstag

Skickar du in en jobbansökan via mejl så kan den behöva importeras manuellt till ATS (vissa ATS kopplade dock direkt till mailen) vilket dels innebär att hela ansökan kan falla bort i hanteringen, dels att detaljer kan gå förlorade även om ansökan importeras.

För att minska risken för att detaljerna ska följa med är det bra att säkerställa att ditt CV och personliga brev innehåller viktiga nyckelord (som du vanligtvis kan lista ut utifrån jobbannonsen företagets webbplats) och att dokumenten är läsbara för systemet, till exempel genom att spara dem som PDF-filer utan grafik eller udda formatering.

En potentiell nackdel med ATS är att personliga egenskaper och unika kvalifikationer lätt kan förbises om de inte exakt matchar de fördefinierade nyckelorden. Därför kan det vara en fördel att även följa upp ansökan via mejl för att försäkra dig om att din ansökan tagit sig förbi ATS. Genom att förstå hur ATS fungerar kan du optimera din ansökan och förbättra dina chanser att bli uppmärksammad av rekryteraren.

Jobbansökan | Mail | Exempel

En mailad jobbansökan kan vara ett effektivt sätt att söka jobb på, särskilt när det görs på ett genomtänkt och professionellt sätt. Här är några exempel på situationer där mailansökan fungerar väl samt några viktiga punkter att tänka på för att säkerställa att din ansökan ger ett gott intryck.

Exempel på när jobbansökan via mail fungerar bra

1. Ansökan för ett jobb på en mindre arbetsplats: Mindre företag och arbetsgivare föredrar ofta mail som ansökningskanal eftersom det känns mer personligt. Att skicka ett mail direkt till en kontaktperson kan visa att du är genuint intresserad.
2. Ansökan vid en direkt kontakt med rekryteraren: När du har en etablerad kontakt från exempelvis ett evenemang så kan en mailansökan ge en naturlig fortsättning på kommunikationen och ett direkt sätt visa intresse för en yrkesroll
3. Ansökan för en tidsbegränsad tjänst eller praktikplats: För kortare uppdrag eller praktikplatser kan mail vara en snabb och effektiv ansökningskanal. Arbetsgivare kan uppskatta att få en direktkontakt via mail och se det som ett tecken på att du är alert och handlingskraftig.

Tips för att skicka en jobbansökan via mail

• Använd en tydlig ämnesrad: Ange syfte, jobbtitel och ditt namn i ämnesraden, exempelvis “Ansökan: Marknadsassistent – Anna Svensson”. Detta gör det enkelt för mottagaren att direkt sortera och hantera ditt mail.
• Inled mailtexten med en kort presentation: Skriv en kort sammanfattning som direkt fångar rekryterarens uppmärksamhet. Här är några exempel på hur du kan formulera dig:

Dessa korta inledningar gör att rekryteraren direkt får en bild av din bakgrund och motivation. För mer detaljer kan du läsa vidare om att skriva ett [personligt brev](https://cvmall.se/personligt-brev/).

• Fäst CV och personligt brev som bifogade dokument: Även om mailtexten kan innehålla en introduktion, bör du alltid bifoga ett mer formellt CV och personligt brev. Spara dem som PDF-filer för att undvika formateringsproblem. Namnge filerna tydligt, exempelvis “CV_Anna_Svensson.pdf” och “Personligt_brev_Anna_Svensson.pdf”.
• Anpassa språket efter mottagaren: Fundera över tonen i ditt mail och anpassa den utifrån arbetsgivaren. En mindre arbetsgivare kan uppskatta en lite mer personlig ton, medan större företag förväntar sig en mer formell ton. Du kan få inspiration till språkval genom att titta på olika CV-mallar.
• Avsluta med en hövlig hälsning och en uppmaning till kontakt: Mailet ska ha en trevlig avslutning som också milt manar till fortsatt kontakt.
  Exempel:

• Dubbelkolla mailets innehåll och bifogade filer innan du skickar: Läs noggrant igenom mailet och kontrollera att alla bilagor är med. Dubbelkolla stavning och grammatik samt att alla bifogade filer är korrekt namngivna.

En proffsigt skriven jobbansökan via mail kan ge dig ett försprång i rekryteringsprocessen. För att förbereda dina bilagor kan du läsa mer om hur du skriver ett personligt brev och använder CV-mallar som passar ditt ändamål.

Jobbansökan eller spontanansökan via mail

En spontanansökan via mail skiljer sig från en vanlig jobbansökan genom att du inte svarar på en specifik jobbannons. Istället visar du intresse för att arbeta på företaget i framtiden. Vid spontanansökningar kan mail vara ett effektivt sätt att få in en fot, särskilt i mindre företag. För större företag är det oftare bättre att använda deras karriärportal för att hålla koll på framtida jobbmöjligheter.

Tänk på: Vid spontanansökan har arbetsgivaren inte satt av tid eller pengar för någon rekryteringsprocess. För att fånga ett intresse här, via din spontanansökan – även kallad intresse väckare, så behöver du hålla allt du skriver kort och koncist. Ditt personliga brev bör bara rymma två tre meningar och ditt CV hållas extra fokuserat kring de slags tjänster du har i åtanke. Själva mejltexten behöver förstås också hållas kort.

Exempel på spontanansökan via mail

1. Intresse för framtida tjänster: Du kan skriva en mailansökan som visar intresse för kommande roller inom en viss avdelning. Detta kan vara särskilt effektivt i branscher där det regelbundet öppnas nya tjänster.
2. Intresse för praktik eller trainee-program: Att visa intresse för trainee-program eller praktikplatser kan vara ett bra sätt att komma in på företaget. Här kan en spontanansökan via mail göra ett gott intryck.
3. Arbete hos en mindre arbetsgivare: I småföretag kan spontanansökan via mail vara ett utmärkt val eftersom rekryteringsbehovet ofta är mindre formellt.

Hämta inspiration till din spontanansökan genom att titta på olika CV-mallar.

Fortsätta kommunikationen via mail?

När väl du skickat din jobbansökan via mail så kan du fortsätta visa dig engagerad och intresserad. Du kan till exempel följa upp med ett kort mail eller telefonsamtal ifall du inte hört något på två veckor. Genom att följa upp på ett professionellt sätt kan du säkerställa att din ansökan inte förloras och att rekryteraren uppmärksammar ditt intresse.

Tips för att hålla kontakten

• Följ upp inom två veckor: Ett kort och artigt mail kan räcka för att visa ditt intresse och få en uppdatering.
• Följa upp via telefon: Att istället följa upp över telefon ger dig chansen att även ge ett mer engagerat, personligt och närvarande intryck. Att endast kommunicera via mejl kan ge ett distanserat intryck – eventuellt att du har svårt med direktkontakt.
• Vara tydlig och kortfattad: Undvik att verka påträngande och håll uppföljningen enkel och rakt på sak.

Sammanfattning

En mailad jobbansökan kräver att du förstår när det är bäst och när andra alternativ kan vara mer effektiva. Det handlar först och främst att ansökan i alla lägen blir läst av rätt person. Genom att anpassa ditt mail och din jobbansökan samt följa upp så kan du dock även visa mer lyhördhet och engagemang – uppskattade förmågor inom de flesta yrken..

FAQ – vanliga frågor