Personligt brev – layout och estetiska överväganden spelar roll på flera sätt, även om innehållet förstås är det viktigaste. Man kan uttrycka det som att layout och estetik är den bro som andemeningen i innehållet ska passera över, från avsändaren till mottagaren. Är bron illa byggd så kan andemeningen ”skadas” på vägen över, eller inte alls nå fram. I denna artikel går vi igenom hur du bygger ett personligt brev.
- Hur långt ska ett personligt brev vara?
- Hur ser ett personligt brev ut i förhållande till CV?
- Hur bör personliga brevet disponeras?
- Stycken i personligt brev
- Rubrik – personligt brev?
- Språk i personligt brev
- Personliga brevets design
Hur långt ska ett personligt brev vara?
Hur långt ska ett personligt brev vara? Det korta svaret skulle kunna vara ”en halv till en sida”. Det är det enkla svaret. Men tyvärr inte det bästa. För egentligen borde frågan snarare vara: ”Hur mycket tid tar det för en genomsnittlig rekryterare eller arbetsgivare att läsa och fatta tycke för ett personligt brev?”
Det är mottagaren – inte du, som avgör längden på brevet
Poängen med brevet är ju att åstadkomma ett visst resultat, dvs. att intressera läsaren. Dessutom utan att du förmodligen känner läsaren. Samtidigt kan du räkna med att läsaren har mycket begränsad tid per ansökan (vanligtvis ett personligt brev ihop med CV eller meritförteckning) – vid en första gallring så får var ansökan knappt mer än två minuter på sig.
Kort sagt behöver du skriva ett personligt brev som en jäktad mottagare åtminstone hinner ögna igenom, på 90 sekunder (för mottagaren lägger runt 30 på CV:t också).
Hur ser ett personligt brev ut i förhållande till CV?
Din ansökan är ett paket, i läsaren ögon. Och för bäst effekt så bör paketet i sin helhet se bra ut och effektivt förmedla ditt budskap (att du är ett unikt fynd som arbetsgivaren knappt har råd att bortse ifrån, ungefär …) Eftersom CV:t är din primära ansökningshandling så bör du först göra det klart, alternativt utforma de båda handlingarna parallellt.
Det viktiga är att ju de fungerar väl tillsammans, för att snabbt och träffsäkert göra sitt jobb. Och ifråga om personligt brev så har du flera variabler att spela med:
- Disposition
- Stycken
- Rubrik
- Typsnitt och teckenstorlek
- Språket
- Design
I det följande går vi igenom dessa variabler för personligt brev. Och du kan läsa här om hur skriva CV.
Hur bör personliga brevet disponeras?
Här tangerar vi innehållet i sig, för det handlar om hur det ska struktureras för att kvickt och lätt nå fram. Följande frågor lär naturligt följa på varandra hos för de flesta mottagare av jobbansökningar:
- Vem är avsändaren?
- Vad vill avsändaren?
- Varför vill avsändaren detta?
- Vilket stöd har avsändaren för det?
- Vad ska hända härnäst?
Dessa frågor behöver du alltså besvara i ditt personliga brev (medan ditt CV mer fungerar som en bilaga som läsaren snabbt kan kika på för fördjupning). Självfallet går det att välja en annan ordning på frågorna men då lär det bli svårare att stegvis bygga upp förståelse, intresse och vilja att agera (genom att kalla dig till intervju).
Det gäller helt enkelt att ge de svar som underförstått efterfrågas, i den ordning frågorna förväntas uppstå – det är det som gör att texten framstår som intuitiv.
Stycken i personligt brev
Första frågan besvarar du enklast genom att högst upp i brevet ange ditt namn och dina kontaktuppgifter. I övriga brevet blir texten mer intuitiv om du ger vart svar ett eget stycke, och vart stycke högst sex rader text. På så vis avgränsar du dina svar och göra hela brevet mer överskådligt.
Rubrik – personligt brev?
Rubriken ska i princip besvara den andra frågan: ”Vad vill avsändaren?”
Och här vinner du på att vara tydlig. Exempel:
”Ansökan om tjänsten som kock”
Men finns det utrymme för att samtidigt gripa tag i läsaren redan här, utan att grumla till ditt syfte med brevet, så ta chansen:
”Knivskarp matvirtuos söker kockjobbet”
Hur du formulerar dig är förstås också en fråga om vilket slags jobb du söker och vilket språkbruk som går hem där. Och även om denna artikel främst rör personligt brevs utseende så kan något kort sägas om dess språk.
Språk i personligt brev
Vill du bli förstådd så bör du tala mottagarens språk, både bildligt och bokstavligt talat. Även om det inte är en ren designfråga så rör detta både din begriplighet och framtoning, utanför textens innehåll.
Betyder du bör ta reda på hur arbetsgivaren formulerar sig (i annonsen, på hemsidan, i sociala medier etc.) och i någon (men inte i löjligt hög utsträckning) formulera dig på liknande sätt. Du kan då ta fasta på enstaka ord och uttryck men också hela tankekoncept.
Försäkra dig också om att tala språket väl – minst i nivå med mottagarens språk. Och du bör undvika alla slags slarvfel. Stavfel, grammatiska fel eller märkliga vändningar kan exempelvis få läsaren att fastna eller tappa bort sig. Kom ihåg att mottagaren behöver ha det riktigt lätt att ta sig igenom texten snabbt och på vägen hinna fånga upp det bästa från dig.
Personliga brevets design
Såvida du inte är ute efter chock och förvirring så bör du gå varsamt fram med grafiska inslag, och bara ta med sådant som hjälper läsaren att finna, följa och förstå innehållet:
– Finna: Normalt finns knappt utrymme för underrubriker i ett personligt brev. Däremot kan du fetmarkera ett eller två nyckelord i varje stycke, för att signalera dess främsta innehåll.
– Följa: Avslutar du varje stycke med en liten ledtråd om nästa stycke så är det lättare för läsaren att fortsätta läsa utan avbrott. Detsamma gäller om påföljande stycke där du bygger vidare på föregående styckes sista ord. Så att styckenas innehåll lite grand hakar i varandra och bildar en kedja.
– Förstå: Där är vi tillbaka i språkhanteringen. Men också i att hålla dig till kärnan och inte sväva ut och ludda till dina poänger med överflödig information.
Med den dessa riktmärken bör det förmodligen vara enklare att se var du kan eller bör göra något åt ett personligt brev, layout mässigt.
Personliga brevets design – mycket är bäst att låta bli
Innan du väljer en snygg design eller ger dig ut på ett eget litet designäventyr så kom ihåg en sak: Din grafiska profil ska alltså hjälpa innehållet att nå fram, inte konkurrera om dess uppmärksamhet. Och det är egentligen mest i ett CV som grafiska element kan göra nytta.
Mer grafiskt innehåll i personligt brev kan visserligen hjälpa till att fånga uppmärksamheten. Och är du stilistiskt och grafisk säker på handen så kan du försöka med både det och att och nå fram. Är du däremot det minsta osäker där så vinner du mer på att hålla dig till textarbetet, så åtminstone innehållet blir till sitt bästa.
Hur ska ett personligt brev se ut ifråga om typsnitt och formatering?
Det råder ingen brist på valmöjligheter här. Men precis som med grafiska inslag så bör ditt val av typsnitt och teckenstorlek vara läsaren till hjälp. Väljer du något spektakulärt och utmanande så kan du lätt göra texten svårläst.
Även om Times New Roman och Arial är extra bekanta och bekväma för läsaren så behöver du dock inte vara fullt så strikt utan kan välja något annat lättläst typsnitt. En teckenstorlek mellan 12 och 14 tecken är också normalt, och med lite större rubrik.
Allmänt passar vänsterjusterad text bäst. Du kan även använda marginaljusterad, men behöver troligtvis manuellt bryta några ord för att inte vissa rader ska se utdragna ut.
Ett par avslutande ord
När du plitat ner din text och eventuellt pillat med design så bör du låta brevet ligga en dag innan en sista genomläsning. Och låt gärna någon annan läsa igenom hela jobbansökan, jämte jobbannonsen. Bra för kvaliteten, så du får komma på intervjun. Och få det där jobbet!
