CV | Administratör – övertyga med innehåll och struktur

CV för administratör – en utmaning för den som är ovan vid att presentera sig själv i skrift. Samtidigt är ett träffsäkert CV avgörande när du söker jobb som administratör. En administratörs CV bör visa upp färdigheter och erfarenheter på ett övertygande sätt samtidigt som innehållet är strukturerat och lättläst för arbetsgivare. I denna artikel guidar till ett imponerande CV för administratörsrollen.

CV | Administratör – fokuserar på det som efterfrågas

Håll ditt CV för administratör fokuserat på det som efterfrågas. Dels handlar detta om att visa att du förstår vad som är viktigt i jobbet du söker, dels om att inte grumla till din profil med allt övrigt som du är bra på och som kanske skulle kunna vara intressant för arbetsgivaren. Dessutom dels också för att arbetsgivaren lär ha ont om tid och därmed extra lite tålamod för överflödigt dravel.

Minska på det minst relevanta

Fokus hur då? Håll dig på högst två sidor, helst på en. Har du mycket att dela med dig av så betyder det att du behöver sovra rejält. Måste dock inte vara svårt. Börja med att noga läsa och förstå vad som är relevant för det specifika jobbet du söker. Har du ett grund-CV (vilket är mycket smart att ha) så minskar du ned på de delar som inte är uppenbart relevant för jobbet som du söker.

Utveckla det som är relevant

Saknar mycket att skryta om? Då har du inte mycket att filtrera bort. Istället så kan du behöva lägga ut lite mer text kring det lilla du faktiskt kan erbjuda, i linje med arbetsgivarens önskemål. Har du ont om formella meriter så kan du exempelvis ge mer utrymme åt dina relevanta färdigheter, förmågor, drivkrafter och ambitioner.

Undvik nästan allt annat

Däremot bör du undvika är att berätta om en kvalifikationer, förmågor och förtjänster som arbetsgivaren inte frågar efter eller har uppenbar nytta av. Det blir bara en utfyllnad som signalerar att din profil inte matchar tjänsten och/eller att du inte förstår vad som krävs för den. Undantag kan vara någon liten udda färdighet – något som kan ge din profil en lite unik knorr. Men håll knorren liten i så fall.

Struktur i CV för administratör

Ett CV för administratörspositionen bör ha en tydlig struktur som hjälper arbetsgivaren att snabbt och enkelt hitta relevant information. Det är viktigt att börja med en kort sammanfattning – en personprofil, med axplock ur dina kvalifikationer. Därefter kan du lägga till dina utbildningar och arbetslivserfarenheter, med start från den mest relevanta. Slutligen bör du ta upp dina färdigheter och förmågor.

Personprofil – ditt CV:s korta och övertygande introduktion

En personprofil är en kort beskrivning av vem du är som person och vad du kan bidra med på en arbetsplats. Det är viktigt att ta sig tid att skriva en personprofil som verkligen fångar din personlighet och kompetens. Här kan det vara till hjälp att titta på professionella CV-mallar för inspiration.

Meriter för administratör

När du beskriver din arbetslivserfarenhet bör du särskilt fokusera på ansvar som du har haft och vad du har bidragit med. Arbetsgivare vill veta vad du klarar av och hur du har bidragit till tidigare arbetsplatser. För att hjälpa dig med detta så kan du använda dig av våra tips kring prestationer i CV.

Kom ihåg att beskriva dina arbetsuppgifter på ett sådant sätt att de är relevanta för administratörsrollen – särskilt bör du fokusera på arbetslivsinriktad erfarenhet och utbildning.

Erfarenhet

När det gäller att beskriva din tidigare arbetslivserfarenhet är det viktigt att vara konkret. Lista dina anställningar, med den senaste överst. Tänk på att inkludera namn på organisation, din befattning och ditt ansvar, samt de specifika uppgifter och projekt du har arbetat med som också ligger i linje med jobbet du nu ska söka.

Läs mer om hur du smidigt och strukturerat för in arbete och relaterad erfarenhet i CV – se för tips och råd om hur du effektivt beskriver dina bedrifter.

Utbildning

När du listar din utbildning bör du börja med den senaste och fortsätta bakåt i tiden – då följer du den omvänt kronologiska ordningen, som är allmänt vedertagen och ger arbetsgivaren snabbt en god överblick. Men, ifall din profil skulle se klart bättre ut så kan du också rangordna utbildningarna utifrån nivå – alltså att du först listar din högsta avslutade utbildning och sen fyller på med resten.

Färdigheter och förmågor

Som administratör är det viktigt att ha en uppsättning av färdigheter och förmågor som är relevanta för det yrket och den specifika arbetsplatsen. Dessa inkluderar ofta organisatoriska färdigheter, förmågan att multitaska och kommunikationsförmåga. Var tydlig och konkret när du beskriver dina färdigheter och använd exempel från din tidigare erfarenhet.

I det här sammanhanget är färdigheter sådant som du har lärt dig. Förmågor däremot är dina medfödda egenskaper. I ett arbete så har du bruk för båda men det gäller att du anpassar så att främst de relevanta kommer fram. Detta inte bara för att visa att du har det som krävs utan också för att visa att du även förstår vad som krävs. Här ser du en rad exempel på färdigheter och förmågor som generellt sett användbara i arbete som administratör:

• Goda kunskaper i Office-paketet inklusive Word, Excel och PowerPoint
• Erfarenhet av att hantera e-post och kalender, gärna i Outlook
• Erfarenhet av att arbeta i olika databaser, till exempel Oracle, MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL
• God organisationsförmåga och förmåga att prioritera uppgifter
• Förmåga att kommunicera tydligt och effektivt, både i tal och skrift
• Goda analytiska och problemlösningsförmågor
• Erfarenhet av att arbeta i team och att samarbeta med olika avdelningar och intressenter
• Kunskap om hantering av fakturering, fakturahantering och ekonomi

Listan här ovan ger en vink om det viktiga. Men luta dig lagom mycket mot den – viktigare är nämligen att du tar fasta på det som den specifika arbetsgivaren frågar efter. Vilka specifika arbetsuppgifter och verktyg nämner annonsen? Ansvar och typer av samarbeten? Ger inte annonsen dig mycket klarhet där så gör du klokt i att ringa och fråga lite.

Ton i CV för administratör

Tonen i ditt CV är viktig. Det är viktigt att använda en professionell ton och undvika slang eller för informella uttryck. Dessutom bör du ha en ton som visar lite entusiasm och engagemang för jobbet och organisationen. För CV, och i ännu högre grad ditt personliga brev, ska ju inte framstå som en torr rapport – jobbansökan är i hög grad ett säljbrev. Därför vinner du även på en positiv och lite självsäker ton kan hjälpa till att visa att du är självgående och integritet.

Det är också viktigt att vara tydlig och konkret i din ansökan och undvika att använda för många klyschor eller överdrivna adjektiv. Även här så kan jobbannonsen, men även arbetsgivarens hemsida ge dig lite ledtrådar. Tonen på dessa ställen lär spegla något som arbetsgivaren uppskattar – något i hur man tilltalar sina läsare vilket färgas av arbetsplatsens kultur och värderingar. Där finns också begrepp och formuleringar som du också kan använda dig av för att få din text att sas. bättre smälta in i arbetsgivarens begreppsvärld.

Sammanfattning

Att skriva ett CV som administratör kan kännas utmanande, men genom att ha en välstrukturerad och relevant CV, en personlig profil som belyser dina styrkor och erfarenheter samt inkludera relevanta meriter och färdigheter så ökar du dina chanser att bli kallad till intervju. Här är det viktigaste att komma ihåg:

• Anpassa ditt CV efter det specifika jobbet du söker
• Var noga med att inkludera relevanta meriter, inklusive utbildning och erfarenhet
• Fokusera på dina färdigheter och förmågor som är relevanta för administratörsrollen
• Använd en professionell ton ditt CV, med lyhördhet för tonen på arbetsplatsen du söker dig till

Exempel på CV för administratör

Här är ett exempel på ett CV för administratör som tar hänsyn till strukturen, personprofilen, meriter och färdigheter som diskuterats i denna artikel.

Genom att använda denna mall som grund, kan du anpassa ditt CV till det specifika jobbet du söker och göra det till en mer konkurrenskraftig ansökan. Tänk på att det är viktigt att ditt CV är lättläst och överskådligt och att du betonar dina starkaste kvalifikationer och färdigheter på ett effektivt sätt.

Sofia Andersson
Norra Stationsgatan 10, 113 64 Stockholm
Telefon: 076-123 4567
E-post: sofia.andersson@example.com

Personligt Sammandrag
En engagerad och detaljorienterad administratör med över fem års erfarenhet inom administrativt arbete och kontorshantering. Utmärkt i organisering, tidsplanering och kommunikation. Strävar efter att förbättra processer och öka effektiviteten inom teamet.

Arbetserfarenhet

Administrativ Koordinator
TechInnova AB, Stockholm
Januari 2021 – Nuvarande

• Ansvarig för daglig administration, inklusive schemaläggning av möten, hantering av e-postkommunikation och dokumentation.
• Implementerade ett nytt dokumenthanteringssystem som ökade avdelningens effektivitet med 25%.
• Koordinerade med olika avdelningar för att säkerställa smidig informationsflöde och effektiv hantering av resurser.
• Arrangerade och övervakade logistik för företagsevenemang och konferenser.

Administrativ Assistent
Nordic Health Services, Malmö
September 2018 – December 2020

• Hanterade receptionen och var första kontaktpunkt för besökare och kunder.
• Skötte telefonväxeln och vidarebefordrade samtal till rätt avdelningar.
• Assisterade med fakturering, arkivering och underhåll av databaser.
• Organiserade interna möten och förberedde presentationsmaterial.

Utbildning

Kandidatexamen i Företagsekonomi
Stockholms Universitet, Stockholm
September 2015 – Juni 2018

• Inriktning på företagsadministration och management.
• Avslutade med examensarbete om ‘Effektivisering av administrativa processer’.

Gymnasieexamen, Ekonomiprogrammet
Malmö Borgarskola, Malmö
Augusti 2012 – Juni 2015

• Specialiserade mig på företagsekonomi och redovisning.
• Aktiv medlem i skolans ekonomiklubb.

Färdigheter

• Starka organisatoriska och planeringsförmågor.
• Utmärkt kommunikationsförmåga, både muntligt och skriftligt.
• Erfaren användare av Microsoft Office-paketet och olika databasprogram.
• Flytande i svenska och engelska.

Referenser
Tillhandahålls vid förfrågan.